Confidentialité

Le principe qui gouverne le reste

MaintLink traite la voix de professionnels au travail. C'est une donnée sensible par son contexte, même quand son contenu ne l'est pas : elle dit qui était où, quand, et combien de temps.

Nous en collectons le moins possible, nous la gardons le moins longtemps possible, et nous ne la faisons pas sortir de l'Union européenne.

Ce que nous traitons

Selon que vous visitiez le site ou que vous utilisiez l'application.

• Visite du site : mesure d'audience agrégée, sans profilage publicitaire et sans revente.
• Compte : identifiant, courriel, nom, organisation et rôle. Fournis par votre employeur ou par vous.
• Dictée : l'enregistrement audio, le temps de le transcrire.
• Rapport : le texte structuré, les photos que le technicien joint, et l'horodatage.
• Journal technique : erreurs et volumes d'appels, sans contenu de rapport ni transcription.

Prise de rendez-vous

Quand vous réservez une visio sur /reserver, nous enregistrons votre nom, votre e-mail, votre entreprise, votre téléphone et le créneau choisi. Ils servent uniquement à ce rendez-vous : confirmation, rappel la veille, annulation ou report.

Les six questions qui suivent sont facultatives, sauf la GMAO et le nombre de techniciens. Vos réponses servent à préparer la visio. Le récapitulatif est écrit à partir d'elles, par un modèle de texte fixe, sans intelligence artificielle.

Ces données sont hébergées chez Supabase, dans l'Union européenne, et les e-mails partent par Resend. Un rendez-vous et ses réponses sont supprimés 12 mois après sa date, ou immédiatement sur simple demande à contact@maintlink.be.

Ce qu'il advient de l'audio

L'enregistrement part au service de transcription, revient en texte, et est supprimé. Il n'est pas conservé pour entraîner un modèle. Le texte du rapport, lui, reste : c'est la trace de l'intervention, et c'est ce que votre entreprise doit pouvoir produire.

Si le réseau manque, l'audio reste sur le téléphone du technicien, chiffré par le système, jusqu'au retour du réseau. Il est effacé une fois transmis.

Durées de conservation

Les durées exactes sont arrêtées avec chaque organisation cliente dans son contrat.

• Enregistrement audio : supprimé dès la transcription obtenue.
• Rapport et photos : {DUREE_CONSERVATION_RAPPORTS}, ou jusqu'à demande de suppression de l'organisation.
• Journaux techniques : {DUREE_CONSERVATION_JOURNAUX}.
• Compte : supprimé à la fin du contrat, ou sur demande.

Sous-traitants

Nous faisons appel à des sous-traitants pour héberger et traiter les données. Chacun est lié par un contrat, et aucun n'est autorisé à utiliser vos données pour son propre compte.

• Supabase, région Union européenne : base de données, fichiers et authentification.
• Mistral AI, 15 rue des Halles, 75001 Paris, France : transcription vocale et structuration du texte, traitement en Union européenne.
• Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, États-Unis : diffusion du site et de l'application.
• Resend : envoi des e-mails de confirmation et de rappel.
• Plausible Analytics, logiciel libre installé sur notre propre serveur : mesure d'audience du site, sans cookie ni donnée personnelle.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur les données qui vous concernent.

Pour les exercer, écrivez à contact@maintlink.be. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir l'autorité de protection des données de votre pays.

Quand MaintLink agit pour le compte de votre employeur, adressez-vous d'abord à lui : c'est lui qui décide des finalités, nous les exécutons.